IMMA Payroll — Privacy Policy

Last updated: October 2026

IMMA Payroll is operated by IMMA Technologies LLC ("IMMA", "we"). This policy explains what data the IMMA Payroll service (app and website) processes and why.

Whose data

IMMA Payroll is a business tool. Our customers are organizations ("Companies"). A Company gives us data about its account users (administrators and managers) and its employees so it can run payroll. The Company is responsible for having a lawful basis to provide employee data; we process it only to provide the service.

What we process

• Account users: name, email address, and password (stored only as a cryptographic hash), plus one-time recovery codes (also hashed).
• Employees (entered by the Company): name, job title, department, start date, pay type and rate, hours; tax profile data (Form W-4 details, state residency/work states and allowances, year-to-date wages); optional photo; and, for direct deposit, bank routing and account numbers.
• Company data: company name, the last 4 digits of its EIN, masked state registration identifiers, and employee headcount.
• Audit log: a record of actions taken inside the workspace (who approved or locked a pay period, backups, etc.).
• Subscription (website only): billing is handled by Stripe; we never see or store full card numbers.

What we never collect

We do not request or store full Social Security numbers — the service is built to block them. We run no advertising, no third-party analytics or trackers, and we do not sell personal data.

How we protect it

Data travels over HTTPS. Employee bank account numbers are encrypted at field level on our servers (AES-256-GCM) and are only ever displayed masked (last 4 digits). Access inside a Company is role-based (Admin/Manager), and each Company's workspace is isolated from every other Company. [Hosting provider, region and at-rest database encryption to be named here when hosting is finalized.]

How it is used

Only to operate the service for the Company: calculating payroll, producing pay stubs, NACHA files and tax-form drafts, securing accounts, and keeping the audit trail. Not for marketing to employees, profiling or advertising.

Sharing

We share data only with the infrastructure providers needed to run the service (hosting/database [names at launch]) and with Stripe for website billing. We disclose data if required by law.

Retention and deletion

Data stays in the Company's workspace until the Company deletes it. Account deletion and full company deletion are available inside the app and take effect immediately; audit entries are retained only in anonymized form. Admins can export a complete backup at any time.

Your rights

Employees: your employer (the Company) controls your payroll data — contact them first; we will assist them with access, correction or deletion requests. Account users can contact us at support@immapayroll.com.

Children

IMMA Payroll is a business tool and is not directed to children.

Changes

We will post changes on this page and update the date above.

Contact

IMMA Technologies LLC · support@immapayroll.com · immapayroll.com

IMMA Payroll — Política de Privacidad

Última actualización: octubre de 2026

IMMA Payroll es operado por IMMA Technologies LLC ("IMMA", "nosotros"). Esta política explica qué datos procesa el servicio IMMA Payroll (app y sitio web) y para qué.

De quién son los datos

IMMA Payroll es una herramienta para empresas. Nuestros clientes son organizaciones ("Empresas"). Cada Empresa nos entrega datos de los usuarios de su cuenta (administradores y managers) y de sus empleados para poder correr su nómina. La Empresa es responsable de tener base legal para entregar los datos de sus empleados; nosotros los procesamos solo para prestar el servicio.

Qué procesamos

• Usuarios de la cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña (guardada solo como hash criptográfico), además de códigos de recuperación de un solo uso (también con hash).
• Empleados (capturados por la Empresa): nombre, puesto, departamento, fecha de inicio, tipo de pago y tarifa, horas; datos de perfil fiscal (detalle del Formulario W-4, estados de residencia/trabajo y allowances, salarios acumulados del año); foto opcional; y, para depósito directo, números de ruta y de cuenta bancaria.
• Datos de la Empresa: nombre, últimos 4 dígitos de su EIN, identificadores estatales de registro enmascarados y número de empleados.
• Registro de auditoría: las acciones realizadas dentro del espacio de trabajo (quién aprobó o bloqueó un periodo, respaldos, etc.).
• Suscripción (solo en el sitio web): el cobro lo procesa Stripe; nunca vemos ni guardamos números completos de tarjeta.

Lo que nunca recopilamos

No pedimos ni guardamos números de Seguro Social completos — el servicio está construido para bloquearlos. No tenemos publicidad, ni analíticas ni rastreadores de terceros, y no vendemos datos personales.

Cómo lo protegemos

Los datos viajan por HTTPS. Los números de cuenta bancaria de los empleados se cifran a nivel campo en nuestros servidores (AES-256-GCM) y solo se muestran enmascarados (últimos 4 dígitos). El acceso dentro de cada Empresa es por rol (Admin/Manager) y el espacio de cada Empresa está aislado de los demás. [Proveedor de hosting, región y cifrado de la base de datos en reposo: se nombran aquí al cerrar el hosting.]

Para qué se usa

Solo para operar el servicio de la Empresa: calcular la nómina, producir recibos de pago, archivos NACHA y borradores de formularios fiscales, proteger las cuentas y mantener el registro de auditoría. Nunca para mercadear a los empleados, perfilar ni publicitar.

Con quién se comparte

Solo con los proveedores de infraestructura necesarios para operar el servicio (hosting/base de datos [nombres al lanzamiento]) y con Stripe para el cobro en el sitio web. Divulgamos datos si la ley lo exige.

Retención y borrado

Los datos permanecen en el espacio de la Empresa hasta que ella los borra. El borrado de cuenta y de empresa completa está disponible dentro de la app y es inmediato; las entradas de auditoría se conservan solo de forma anonimizada. El Admin puede exportar un respaldo completo en cualquier momento.

Tus derechos

Empleados: su empleador (la Empresa) controla sus datos de nómina — contáctenlo primero; nosotros le ayudamos con solicitudes de acceso, corrección o borrado. Los usuarios de cuenta pueden escribirnos a support@immapayroll.com.

Menores

IMMA Payroll es una herramienta empresarial y no está dirigida a menores.

Cambios

Publicaremos los cambios en esta página y actualizaremos la fecha.

Contacto

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